オフィス製品(Microsoft Office)は必要か?

オフィス製品は文書作成のためのWord、表計算のためのExcel、メールソフトのOutlook、プレゼンテーション資料作成のPowerPointなどからなるMicrosoftの基本ソフトウェア群の事を呼ぶ。それぞれ家庭用、ビジネス用の両方で使用されている。

これらのソフトは比較的高価であり、オフィス製品が付属している場合、パソコン価格が2~3万円ほど上乗せになる。

家電量販店でパソコンの値段を見ていて安いモデルがあったと思うとオフィス製品が入っていない事が多い。このオフィス製品を付けるかべきか迷う事は多いと思われるので必要なのかをまずは考えていきたい。

日常におけるオフィスソフトの使用シーン

Wordは何となく文書を書くためのワープロ、エクセルはマス目があって計算をしてくれそうなシート、パワーポイントはプレゼンテーションと何となく知っている人も多いと思われる。

大学生ならば、ワードでレポートの文章を書き、エクセルで実験のグラフを作成し、パワーポイントでプレゼンを行う、と用途としてはぴったりである。また社会人ならば人前でプレゼンを行う人もいるだろう。よって学生と日常的にオフィスソフトを使う社会人は必須であり、最低一台のパソコンにはインストールしておきたいところだ。

しかし、それ以外の人は買う必要はないのだろうか?そう考えることもやや早計である。まずは日常で使用するシーンを正しく把握し、値段と比べた上での判断を行うべきである。

Wordは年賀状、名刺、POP、地図入り案内状

Wordはただ文書を書くだけのツールではない。年賀状や名刺、店頭用のPOP、地図入りの案内状など他にも多くの用途で使うことができる

たとえば、年賀状の場合、Wordのオプションでハガキサイズを指定し、空いたスペースに様々な書体の文字やイラストを組み合わせて配置することで仕上げることができる。

Wordファイルが完成したのち印刷してやれば完成である。印刷は自宅にコピー機があれば問題がないが、コンビニでも対応することができる。

Excelは家計簿、リスト管理

Excelで日常使うことの代表が家計簿である。毎日の収支を入力し、月、年の合計を簡単に計算することができる。また収支の推移をグラフで表示することも簡単にできる。

さらに機能を使いこなすことができると、毎年の収支から次の年の収支を予測、保険金のシュミレーション、株の利益が毎年3%と仮定した時の資産の推移など、お金に関する様々なシュミレーションをおこなうことができる。高機能な家計分析ツールとして日常生活に役立つわけである。

しかし表計算をおこなうばかりがExcelの機能ではなく、リストとしての使い勝手も良い。たとえばイベントの参加者とその住所を一覧で管理したい、あるいはTodo Listで、行うこと、締め切り、備考をそれぞれ記述したい時などが想定される使用ケースである。

パワーポイントで旅行のしおり、動画も

パワーポイントに関しても用途はプレゼンテーションのみではない。パワーポイントは、図形や写真、文字を様々に組み合わせてスライド(パワーポイントの一枚の画面のこと)をつくることを得意としており、旅行のしおり、簡単なスライドショー動画などにも使うことができる。

旅行のしおりの場合、インターネットから写真をペタペタと貼り付けて、スケジュールや持ち物チェックリストを入力すれば完成である。

また複数のスライドを動画として出力することができる。結婚式で流れるような、写真が数秒ごとに切り替わる、メッセージ付きスライドショー動画をつくることはたやすい。

Office互換ソフトは表示乱れと情報の無さに注意

Open Officeキングソフトオフィスといった、マクロソフトオフィスとそっくりなソフトが別途利用可能である。これらはOffice互換ソフトと呼ばれている。

Office互換ソフトで作成したファイルはマイクロソフトオフィスで開くことができ、逆もまた然りである。(互いにそれぞれの形式に変換して表示することができるので、互換ソフトと呼ばれる)。

オープンオフィスに関しては無料であるし、キングソフトオフィスも数千円と安い。機能もそれほど変わらないのならば、これらをマイクロソフトオフィスの代わりとして使うことはできないだろうか?

もちろん可能である。ただし、以下で説明する注意すべき点を理解した上で選択してほしい。

マイクロソフトオフィスで表示すると画面が崩れる

互換ソフトで作成したファイルがマイクロソフトオフィスでも開くとはいえ、レイアウトが崩れてしまい修正を行う必要がある。

たとえば、互換ソフトで作成したファイルをパワーポイントで開いた場合、もの同士の配置が微妙に異なっており、図形と文字を別々に書いていたとしても重なって表示されることはよくある。一旦整理し直すという手間がここで発生する。

ネットで調べても情報が少ない

マイクロソフトのオフィスならば、グーグルで検索をするとすぐさまやりたいことを教えてくれるサイトを見つけることができる。"ワード 年賀状"と入力しても数え切れないぐらいのサイトが表示され、しかもどれもそれなりに丁寧に解説してくれている。

一方で互換ソフトの場合はどうか?、ユーザー数が圧倒的に少ないためこちらはほとんど情報がない。メニューの名前や配置が同じかと思いきや、著作権に触れないためか、微妙にマイクロソフトオフィスと異なっている。これがかなり歯がゆい点である。

クリップアートやフォントの数が少ない

クリップアートやフォントの数が少なく、優美なデザインのPOPやスライドショーを作ろうとしても適当なものがない。またワードで振りがなが打てない、パワーポイントでフリーハンドで線を引く機能が備わっていない、Excelのマクロ機能が不十分など痒いところに手が届かない感じである。

これらの点を理解した上で使用する分には問題がない。学校のレポートをWord互換ソフトで書いて印刷して提出、単純なリスト作成でExcel互換ソフトを使うなどは十分可能だ。ただし安い以外に使用するメリットは何もないということは覚えておこう。

Office PersonalかOffice Home & Businessの実質2択

オフィス製品には販売単位により3種類のソフトウェアの組み合わせが存在し、
Word、Excel、Outlookの組み合わせをOffice Personal
Word、Excel、Outlook、PowerPoint、OneNoteの5つの組み合わせをOffice Home & Business
Word、Excel、Outlook、PowerPoint、OneNote、Publisher、Accessの7つの組み合わせをOffice Professionalと呼ぶ。

それぞれのソフト単体で購入する事もできるが、単体で購入すると高くなるため通常はこの3つのうち組み合わせのうちのいずれかを選択して購入することになる。

Outlookはメールを管理する、あるいはスケジュールを管理するためのソフトである。グーグルのGmail、YahooのYahooメールなど複数からのメールを一つのメールソフトで閲覧できて便利である。

しかし、Thunderbirdなど他にも良いメールソフトがあり、代替することができる。また、所有しているメールアドレスの数が少ないなど、管理する必要がなければあまり使う必要はない。

その他、OneNoteはメモに特化した、Publisherはより装飾が施されたレイアウトの文書作成を行うための、Accessはデータベースアプリケーションを作成するためのオフィスソフトがある。

OneNoteはメモを取るのに便利であるが、購入の動機になるほどではなく、PublisherとAccessは専門的な人が使うものなので、購入時は特に気にする必要もないだろう。

このため一般的な選択肢としては、Office PersonalかOffice Home & Businessである。どちらを購入すべきかはPowerPointを使用したいかどうかで決まる。学生及び、社会人でプレゼンテーションを行う人ならばOffice Home & Businessを選ぼう。

OEM版、パッケージ版、Office365版(サブスクリプション版)のどれを選ぶべきか

オフィス製品をパソコンに入れようと思ったとしても必ずしもパソコンの購入と同時にオフィスを入れておく必要はない。オフィス製品にはその購入形態によってOEM版パッケージ版Office365版種類が存在する。その3種類の特徴を説明しつつ、どういった人におすすめかについても述べていこう。

OEM版

パソコンを購入した時にソフトとして一緒に付属しているものがOEM版である。OEM(Original Equipment Manufacturing)は製造の専門用語のため説明しないが、パソコンに付随して売られるソフトとここでは考えておけば良い。

購入したパソコンでしか使うことができず、したがってパソコンの買い替え時も他のパソコンに移行することはできないが、パソコンとのセット価格で購入できるためパッケージ版と比べると割安である。

自分用のパソコンのうち、一台のみにオフィスを入れれば十分である人はOEM版がお勧めである。

パッケージ版

パソコンの付属品としてではなく、ソフトウェア単体として販売されているものがパッケージ版である。

値段はOEM版よりも高価であるが、2台のパソコンにインストールできる(2台分のライセンスがある)。2台に既にインストールされている場合は、片方のパソコンからオフィス製品のアンインストールを行う事で他のパソコンにライセンスを移行することもできる。

パソコンが故障してアンインストールできない状況でもサポートセンターへ連絡することによってライセンスの移行作業は行えるので問題ではない。

要するに2台同時まではオフィス製品をインストールする事ができる

因みにライセンスの認証を行わなくとも、オフィス製品のインストールは可能である。しかしその認証を行わないと1ヶ月程度で機能制限が掛かってしまい、データの保存やファイルの編集ができなくなってしまう。

パッケージ版の注意点として、2台のパソコンにインストールできるものの、そのOSは同じでなければならない点である。

すなわち、Windows版の製品ならばWindowsへ2台、Mac版の製品ならばMacへ2台しかインストールができない。

よってデスクトップとノートPCを2台使い、いずれもWindowsの場合(あるいはいずれもMacの場合)のみパッケージ版がおすすめである。デスクトップはWindows、ノートはMacという人はOEM版にした方が安い。

Office 365版

Office 365版(具体的にはOffice365 Solo)は月額課金または年額課金型の製品である。

月単位で契約できるため、必要な時だけお金を払えば良い。また2台のPC、2台のタブレット、2台のスマホで計6台までインストールする事が可能である。いずれもインターネットからオフィス製品をダウンロードして使用を即座に開始する事ができる。

パッケージ版もサブスクリプション版も2台のPCという点は同じであるが、パッケージ版はMAC版とWindows版が別売りなのに対して、サブスクリプション版はその制約がなく、それぞれインターネットからインストールして使用することができる。

常に最新のソフトを使うことができ、Officeの新しいバージョンが出た折にはインストールが可能であることもメリットである。

更に高価な付属サービスとして、One Driveというクラウドストレージを1TBもらう事ができ、インターネット上で多くのファイルを保存しておく事ができる。もっともオフィス365の解約を行うと1TBのストレージは25GB程度までしか使えなくなるため、こまめに使用する人はこの点に関しては注意が必要である。

またスカイプも月あたり1時間通話無料で行え、携帯電話の節約にもなる。

オフィスを毎月使わない人、目安としては年に3か月間以下の使用期間の人は必要な月だけ課金すれば良いためOffice 365が向いている。

また複数デバイスで頻繁にオフィスを使用する人も、常に最新のソフトウェアを使え、多くの端末でどこでも使う事ができるため毎月課金する価値があると言える。

より詳細はOffice365 Soloがクラウド時代に最強である理由を参照してほしい。

まとめ

オフィス製品には複数の使い道があり、パッケージも数種類ある。オフィス製品が必要かどうか人によって違い、答えることはできないが、これらの情報を基にして判断してほしい。製品情報についてはマイクロソフトオフィスのホームページを参照。

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